NOTA DE INFORMARE
1. CINE SUNTEM SI CARE ESTE SCOPUL ACESTUI DOCUMENT
Această notă de informare privind prelucrarea de date cu caracter personal a fost întocmită de Global Independent Agency SRL cu sediul social în România, jud. Ilfov, Sat Fundeni, Comuna Dobroești, Str. Cireșului nr. 16C, ap. B8, înregistrată la Registrul Comerțului sub numărul J23/5080/2022, Cod Fiscal RO43106650, în calitate de operator de date cu caracter personal (denumită în continuare ”GIA” sau ”Societatea”).
Prin acest document dorim să explicăm de ce și cum prelucrăm datele cu caracter personal ale utilizatorilor Site-ului gepeto.works (”Utilizatorii”) și ale persoanelor fizice ce reprezintă și/sau desfășoară activități profesionale (”Reprezentanți” sau ”Persoane de contact desemnate”) în cadrul unor entități juridice (”Posibili Clienți” sau ”Clienți”): (i) în contextul comunicării cu persoanele interesate de serviciile oferite de Societate, respectiv (ii) în contextul derulării relației contractuale de prestări servicii încheiată cu Clienții sau în alte situații permise de lege. „Date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, iar o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Această notă de informare descrie, în principal:
- cine suntem noi;
- scopurile pentru care colectăm și utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul soluționării cererilor/sesizărilor dvs., comunicării cu dvs. cu privire la aspecte relevante și de interes pentru dvs. în legătură cu serviciile Societății, în contextul derulării relației contractuale și în alte situații prevăzute de lege;
- temeiurile de drept pe care se bazează prelucrările de date cu caracter personal;
- categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm;
- perioada de stocare a datelor cu caracter personal;
- drepturile dumneavoastră în calitate de persoană vizată și maniera în care puteți să vă exercitați aceste drepturi;
- categorii de destinatari către care dezvăluim datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul soluționării cererilor/sesizărilor dvs., comunicării cu dvs. cu privire la aspecte relevante și de interes pentru dvs. în legătură cu serviciile Societății, în contextul derulării relației contractuale de prestări servicii încheiată cu Clienții sau în alte situații prevăzute de lege.
2. SCOPURILE, TEMEIURILE DE PRELUCRARE SI CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM
În funcție de contextul în care interacționăm cu dvs., prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal, în scopurile și în baza temeiurilor descrise mai jos:
2.1 În cazul în care sunteți un Utilizator, un Reprezentant sau o Persoană de contact desemnată de un Posibil Client, care solicită o ofertă de preț ori efectuează alte solicitări și/sau sesizări prin intermediul formularului de contact de pe Site, pe e-mail, prin telefon ori prin alte mijloace de comunicare:
| Activitate | Scop | Categorii Date cu Caracter Personal | Temei de prelucrare |
| Răspuns la ofertele de preț | Înaintarea ofertelor de preț solicitate în etapa pre-contractuală; | Date de contact; | Prelucrarea este necesară pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract (Art. 6 alin. 1 lit. b teza II) din GDPR). |
| Soluționare solicitări/sesizări | Înaintarea unui răspuns la solicitările/sesizări le primite din partea dvs. prin intermediul emailului/formularu lui de contact/apelului telefonic/oricărui alt mijloc de comunicare folosit; | Date de contact; Date de identificare; Orice alte date transmise odată cu solicitările/sesizăril e înaintate; | Interesul nostru legitim de a asigura gestionarea solicitărilor/ sesizărilor (Art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR). |
2.2 În cazul în care sunteți un Reprezentant sau o Persoană de contact desemnată de un Posibil Client interesat de serviciile oferite de Societate sau o altă persoană cu care interacționăm în contextul desfășurării activității noastre:
| Activitate | Scop | Categorii Date cu Caracter Personal | Temei de prelucrare |
| Comunicarea cu dumneavoastra | Comunicarea cu dvs. cu privire la orice aspecte relevante legate de Serviciile oferite de Societate și/sau în contextul realizării activității noastre; | Date de contact; Alte date care pot fi furnizate în contextul transmiterii informațiilor privind serviciile Societății; | legitim de a asigura transmiterea informațiilor relevante privind serviciile Societății, respectiv de a comunica în contextul realizării activității noastre (Art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR). |
2.3 În cazul în care sunteți un Reprezentant al Clientului cu care am încheiat un contract
de prestări servicii sau o Persoană de contact desemnată de acesta:
| Activitate | Scop | Categorii Date cu Caracter Personal | Temei de prelucrare |
| Încheierea Contractului | Încheierea Contractului | Date de identificare; date de contact; semnătura; funcția; | Prelucrarea este necesară pentru a încheierea contractului (Art. 6 alin. 1 lit. b) teza I din GDPR). |
| Derularea și gestionarea relației contractuale | Comunicarea cu dvs. cu privire la orice aspecte relevante legate de relația contractuală cu Clientul; | Date de contact; Date de identificare; Orice alte transmise; | Interesul nostru legitim de a asigura gestionarea corespunzătoare a relației contractuale cu Clientul (Art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR). |
| În vederea îndeplinirii unor obligații legale | În vederea îndeplinirii unor obligații legale (e.g., păstrarea evidențelor contabile); | Date financiare; Orice alte date necesare conform obligațiilor legale; | În vederea respectării obligațiilor legale care sunt în sarcina Societății (Art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR). |
Vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interesul legitim al nostru sau al clienților noștri, din motive care țin de situația dumneavoastră specifică. Pentru mai multe detalii cu privire la drepturile dumneavoastră, vă rugăm să consultați secțiunea „Drepturile dumneavoastră” de mai jos.
3. NECESITATEA FURNIZARII DATELOR
Nefurnizarea datelor necesare pentru scopurile de prelucrare menționate la 2.1 nu ne vor permite să răspundem solicitărilor/sesizărilor dumneavoastră.
4. CUI DEZVALUIM DATELE DUMNEAVOASTRA CU CARACTER PERSONAL
4.1. Destinatari
Pentru îndeplinirea scopurilor în virtutea cărora ni le oferiți, dezvăluim datele dumneavoastră către următoarele categorii de destinatari, dacă și după cum este cazul:
(i) furnizorilor de servicii ai Societății, dacă este necesar în legătură cu servicii precum curierat, servicii de contabilitate și facturare, mentenanță și administrare a Site-ului sau alte servicii contractate de noi în baza interesului nostru legitim de a ne organiza activitatea în mod corespunzător.
(ii) auditorilor, consultanților, avocaților noștri sau altor furnizori de servicii profesionale specializate, dacă este necesar pentru furnizarea de către aceștia a serviciilor contractate de noi, avand în vedere interesul nostru legitim de a contracta aceste servicii;
(iii) terților cu care am putea discuta/negocia modificări de asociați, de structură (e.g. reorganizări, fuziuni, divizări, desprinderi etc.) sau tranzacții similare care vizează Societatea, dacă este necesar și având în vedere interesul nostru
legitim în acest sens;
(iv) autorităților și instituțiilor publice, în cazul în care avem o obligație legală în acest sens sau la solicitarea expresă a acestora, dacă este permis de lege.
4.2 Transferuri internaționale de date
Dacă utilizarea serviciilor unora dintre furnizorii noștri ar implica transferuri internaționale de date, inclusiv către Statele Unite ale Americii, datele colectate vor face obiectul unor mecanisme adecvate de transfer, inclusiv cu privire la transferul către Statele Unite ale Americii, ca urmare a adoptării de către Comisia Europeană a Deciziei privind caracterul adecvat al nivelului de protecție pentru fluxuri de date sigure între UE și SUA. Pe baza acestei decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protecție, datele cu caracter personal pot circula în condiții de siguranță din UE către întreprinderile din SUA care participă la cadru, fără a fi nevoie să se instituie garanții suplimentare în materie de protecție a datelor.
5. CUM PROTEJAM DATELE DUMNEAVOASTRA
Implementăm măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal, printre care:
- Măsurile fizice și electronice de securitate dedicate. Adoptăm și ne revizuimmăsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja de accesul neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora.
- Măsuri tehnice specifice. Utilizăm tehnologii care să asigure securitatea datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm și verificăm că tehnologia de securitate utilizată este adecvată nivelului de risc.
- Instruirea personalului. Ne instruim angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal. Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, GIA nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.
6. CAT TIMP PASTRAM DATELE DUMNEAVOASTRA
Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi păstrate pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor menționate în Secțiunea 2. Spre exemplu, în cazul în care colectăm datele dvs. cu caracter personal în scopurile menționate la 2.1 și 2.2, datele se păstrează pe toată durata necesară pentru soluționarea cererilor/solicitărilor și sesizărilor înaintate de către dvs., și pe toată perioada necesară comunicării cu dvs. în legătură cu serviciile oferite de Societate/în contextul realizării activității noastre. Această perioadă poate fi prelungită dacă este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. De asemenea, în cazul în care dețineți calitatea de Client al Societății, intenționăm să păstram datele dvs. cel puțin pe întreaga durată a relației contractuale dintre noi și dvs., precum și ulterior pentru o perioadă rezonabilă corespunzătoare termenului de prescripție aplicabil sau în conformitate cu perioada legală pentru care suntem obligați să
le păstrăm.
7. DREPTURILE DUMNEAVOASTRA
Conform legii, beneficiați de următoarele drepturi legate de prelucrarea datelor Dumneavoastră cu caracter personal pe care noi o realizăm:
i. Dreptul de acces: puteți obține de la noi confirmarea că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și informații privind specificul prelucrării cum ar fi: scopul, categoriile de date cu caracter personal prelucrate, destinatarii datelor, perioada pentru care datele sunt păstrate, existența dreptului de rectificare, ștergere sau restricționare a prelucrării. Acest drept vă permite să obțineți gratuit o copie a datelor cu caracter personal prelucrate, precum și contra-cost orice copii
suplimentare.
ii. Dreptul la rectificarea datelor: puteți să ne solicitați să modificăm datele dvs. cu caracter personal incorecte ori, după caz, să completăm datele care sunt incomplete.
iii. Dreptul la ștergere: puteți solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal atunci când: (i) acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucrăm; (ii) v-ați retras consimțământul pentru prelucrarea
datelor cu caracter personal și noi nu le mai putem prelucra în baza altor temeiuri legale; (iii) datele cu caracter personal sunt prelucrate contrar legii; respectiv (iv) datele cu caracter personal trebuie șterse conform legislației relevante.
iv. Retragerea consimțământului: puteți să vă retrageți oricând consimțământul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal prelucrate pe bază de consimțământ, fără însă ca aceasta să afecteze în vreun fel prelucrările realizate
anterior retragerii.
v. Dreptul de opoziție: vă puteți opune oricând prelucrărilor bazate pe interesul legitim al nostru, din motive care țin de situația dvs. specifică. Pentru detalii cu privire la prelucrările pe care le realizăm în interes legitim, va rugăm să consultați
secțiunea 2 de mai sus.
vi. Restricționare: puteți solicita restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal dacă: (i) contestați corectitudinea datelor cu caracter personal, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor în cauză;(ii) prelucrarea este ilegală, iar dvs. vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor; (iii) datele nu ne mai sunt necesare prelucrării, dar dvs. ni le solicitați pentru o acțiune în instanță; respectiv
(iv) în cazul în care v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale noastre ca operator prevalează asupra drepturilor dvs. în calitate de persoană vizată.
vii. Dreptul la portabilitate: puteți să ne solicitați, în condițiile legii, să vă furnizăm datele dvs. cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-o formă structurată,
utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automatizat (spre exemplu în format CSV). De asemenea, dacă ne solicitați expres, putem să transmitem datele dvs. cu caracter personal unei alte entități, dacă este posibil din punct de
vedere tehnic.
viii. Dreptul de a nu fi supus unui proces decizional individual automatizat, inclusivcrearea de profiluri.
ix. Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal: aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) în cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile:
| Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal | B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod poştal 010336 Bucureşti, România [email protected] |
Pentru a exercita unul sau mai multe dintre drepturile enunțate mai sus sau pentru a pune o întrebare cu privire la aceste drepturi sau despre prelucrarea de către noi a datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați prin e-mail la adresa [email protected] sau prin poștă la sediul nostru din jud. Ilfov, Sat Fundeni, Comuna Dobroești, Str. Cireșului nr. 16C, ap. B8.
(Data ultimei revizuiri, 01.04.2024)